Quando è lecito installare un impianto di videosorveglianza?
Secondo il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (Regolamento UE 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 Aprile 2016) il trattamento videosorveglianza è consentito quando viene effettuato per il perseguimento di un legittimo interesse del datore di lavoro (criterio di liceità), purché l’esigenza aziendale non prevalga su interessi, diritti e libertà fondamentali del lavoratore. In tal senso è consentito ad esempio installare un impianto di videosorveglianza per sorvegliare i locali aziendali nelle ore notturne oppure nei giorni festivi di inattività lavorativa. Se manca tale base giuridica, il datore di lavoro (Responsabile della videosorveglianza) può trattare i video ottenuti mediante i sistemi di videosorveglianza solo raggiungendo un accordo con la Rappresentanza Sindacale Aziendale (RSA) o con la Rappresentanza Sindacale Unitaria (RSU) oppure richiedendo autorizzazione tramite istanza all’Ispettorato del Lavoro. Nello specifico, il modulo di istanza deve essere spedito all’Ispettorato del Lavoro della provincia di riferimento in cui è situata l’azienda (inviandolo compilato all’indirizzo di posta certificata Pec di riferimento, oppure recandosi personalmente agli uffici dello stesso, consegnando a mano la pratica).

E’ doveroso precisare che i controlli a distanza, oltre a rispettare le norme comunitarie e nazionali in materia di privacy, devono avvenire in osservanza dello Statuto dei lavoratori (art. 4 Legge n. 300/70).

Cosa indicare nell’istanza di autorizzazione all’Ispettorato del Lavoro?
Nell'istanza di autorizzazione all’Ispettorato del Lavoro, quando vengono richieste le caratteristiche tecniche di funzionamento dell'impianto, nonché la scheda tecnica delle telecamere, è necessario indicare:

• la marca, il modello, le specifiche tecniche (es. zoom), le certificazioni e la tipologia della telecamera (ossia se è stata acquistata online oppure se è stata fornita dalla ditta installatrice);
• le caratteristiche del DVR o del dispositivo sul quale vengono registrate le immagini;
• le modalità di utilizzo dell'impianto: registrazione delle immagini 24 ore su 24 ore, se le immagini vengono registrate su un registro di log e, soprattutto, le finalità per le quali si ritiene necessario installare l'impianto.

Collocazione dei monitor della videosorveglianza
Per quanto riguarda la collocazione dei monitor dell’impianto di videosorveglianza non c'è una legge che definisca esplicitamente dove e come collocarli (anche perché spesso si deve tener conto della dimensione e della struttura dell'azienda), ma bisogna sempre considerare le leggi che regolano il trattamento delle immagini legate all'impianto di videosorveglianza. Questo vuol dire che non è obbligatorio, ma fortemente consigliato (se possibile) collocare il/i monitor in zone in cui le immagini non siano visibili liberamente a chiunque. Inoltre, il posizionamento è un fattore di cui le Autorità tengono conto ai fini dell'autorizzazione.

Informativa di videosorveglianza ai dipendenti
Il Regolamento G.D.P.R. impone che a ciascun dipendente venga consegnata un’apposita informativa del trattamento di videosorveglianza. Nel documento dovranno essere indicate le ragioni che giustificano l’installazione dell’impianto di videosorveglianza, finalizzate al perseguimento del “legittimo interesse” del datore richiesto come criterio di liceità. Nei casi in cui il trattamento dei dati è possibile solo previo consenso del lavoratore, l’informativa dovrà specificare che lo stesso è revocabile in qualsiasi momento, con la stessa facilità con cui è stato concesso inizialmente.

Quanto devono essere mantenute le registrazioni?
In osservanza dello Statuto dei lavoratori (art. 4 Legge n. 300/70), la conservazione delle immagini acquisite mediante l’impianto di videosorveglianza deve essere di minimo 24 ore, massimo 48 (24 ore come tempo di conservazione “standard” e 48 ore nei casi di giorni festivi e/o e chiusura degli uffici). L’estensione dei tempi di conservazione da 24 a 48 ore non necessità di autorizzazioni/deroghe mentre, per quanto riguarda il prolungamento dei tempi di conservazione a 7 giorni, è necessario richiedere una proroga all’Ispettorato del Lavoro. Tale prolungamento può essere richiesto da tutte le attività private così come pubbliche (es. banche o enti comunali) purché ci siano motivazioni serie (che in attività a rischio come quella degli enti pubblici ci sono). Nel caso degli enti pubblici infatti la conservazione fino a 7 giorni non è “automatica”, ma l’accettazione della richiesta di proroga da parte dell’Ispettorato del Lavoro è in questi casi un formalità; nel caso invece delle aziende private quest’ultime possono richiedere all’ispettorato del lavoro di prolungare la conservazione fino a 7 giorni, specificando le proprie esigenze, ma fino a quel momento (e anche successivamente nel caso la richiesta venga respinta) devono sottostare all’obbligo delle 24/48 ore.

Quali requisiti sono necessari per la cartellonistica ?
E’ necessario esibire la cartellonista dell’impianto in corrispondenza delle aree sottoposte a sorveglianza, indicando gli estremi del Titolare del Trattamento oppure del Responsabile. E’ fondamentale che i cartelli siano ben visibili in orario notturno e posizionati prima del raggio d'azione delle telecamere in modo tale che l'interessato sappia che sta per entrare in un'area sorvegliata prima di essere ripreso. Infine nei cartelli deve essere dichiarato se viene effettuata la sola rilevazione delle immagini (indicata con la dicitura in fondo al cartello "La rilevazione è effettuata da... per fini...") oppure se le telecamere effettuano anche registrazioni (indicata per esempio con la dicitura "La registrazione è effettuata da... per fini...").