DOMANDA: Il DPO nelle PMI: indipendenza, risorse e gestione dei conflitti di interesse

Risponde Alessandro Papini

Nelle Piccole e Medie Imprese, la figura del Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) assume un ruolo di sentinella strategica, ma spesso opera in un contesto di risorse limitate e complesse dinamiche interne. I tre pilastri su cui si fonda la sua efficacia sono indipendenza, risorse adeguate e assenza di conflitto di interessi. Il GDPR impone che il DPO non riceva alcuna istruzione per quanto riguarda l'esecuzione dei suoi compiti. Questo significa che deve poter agire in piena autonomia, riferendo direttamente al vertice gerarchico, senza subire pressioni che possano comprometterne l'obiettività. L'indipendenza è, tuttavia, un guscio vuoto se non supportata da risorse sufficienti, non solo economiche, ma anche in termini di tempo, formazione continua e accesso a tutte le informazioni e al personale necessari per svolgere le proprie funzioni di sorveglianza e consulenza.

L'approfondimento: Come si gestisce concretamente il conflitto di interessi per un DPO interno in una PMI?

La gestione del conflitto di interessi è forse la sfida più grande, specie quando il DPO è una figura interna. Il conflitto sorge qualora il DPO ricopra una posizione che lo porti a determinare le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali. In pratica, ruoli apicali come Amministratore Delegato, Direttore Generale, Direttore Finanziario, Responsabile IT o Responsabile Marketing sono incompatibili con la funzione di DPO. Questo perché non si può essere al contempo controllore e controllato. Una PMI che nomina un DPO interno deve mappare attentamente le mansioni per assicurarsi che il ruolo prescelto non abbia potere decisionale sui trattamenti. La funzione del DPO è di sorveglianza e consulenza, non esecutiva. L'organizzazione deve formalizzare questa separazione di ruoli per garantire e dimostrare la conformità.

Il dettaglio normativo: Quali articoli del GDPR e linee guida definiscono questi requisiti?

Il quadro normativo di riferimento è molto chiaro. L'Articolo 38 del GDPR è il cardine della posizione del DPO. Il paragrafo 2 impone al Titolare del trattamento di sostenere il DPO "fornendogli le risorse necessarie per assolvere i suoi compiti". Il paragrafo 3 sancisce il principio di indipendenza, stabilendo che il DPO "non è rimosso o penalizzato [...] per l'adempimento dei propri compiti" e che "non riceve alcuna istruzione". Per quanto riguarda il conflitto di interessi, l'Articolo 38.6 stabilisce che il DPO "può svolgere altri compiti e funzioni", ma il titolare deve assicurarsi "che tali compiti e funzioni non diano adito a un conflitto di interessi". Le Linee Guida sui Responsabili della Protezione dei Dati (WP243 rev.01), adottate dall'EDPB, offrono un'interpretazione dettagliata di questi principi, fornendo esempi pratici di posizioni manageriali in conflitto e criteri per la valutazione caso per caso.

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