Il registro elettronico, una delle regole da osservare del nuovo regolamento Europeo. In verità sarebbe obbligatorio per le aziende con più di 250 dipendenti, salvo poi tutti i Garanti europei caldeggiarne l'inpiego in qualsiasi azienda di qualsiasi dimensione.

Essendo il principio del GDPR fondato sulla rendicontazione è buona regola consigliare tutti di redigere un registro dei trattamenti.

Ma che cosa è esattamente?

Un registro documentale al cui interno vanno registrati tutti i trattamenti che si fanno con i dati in nostro possesso; sia quelli con criteri di liceità o che non hanno bisogno di consenso e sia quelli di marketing o profilazione che necessitano di permesso da parte dell'interessato.

Nel registro andremo a dichiarare:

 la descrizione di ogni trattamento, se è solo digitale o solo cartaceo o misto

Dove sono residenti i dati che vengono chiamati in causa dal tramento

La scadenza dello stesso e, in mancanza la spiegazione del motivo per cui il trattamento ha durata indefinita

Se il trattamento che abbiamo dichiarato utilizza dati di minori

Se il trattamento che abbiamo dichiarato utilizza dati sanitari, giudiziari o biometrici

Se viene fatto un trasferimento in paesi extra UE

Se viene fatta profilazione

I permessi di chi puo svolgere questo trattamento

Tutte queste informazioni vanno riportate per ogni trattamento e sopratutto vanno tenute sempre aggiornate man mano che si verificano dei cambiamenti (nuovi trattamenti, nuovi dipendenti, stagisti, ecc)

L'utilizzo di un registro dei trattamenti elettronico facilita il lavoro di aggiornamento in tempo reale. Da ricordare che a differenza della 196/03 di fronte ad un eventuale controllo si deve dimostrare che la documentazione rispecchia la fotografia aziendale di quel preciso momento.