Il valore economico dei dati personali “data is money”, è un modo di dire con valenza davvero letterale: succede, ad esempio, quando al lavoro ci si imbatte in un file che riporta gli stipendi dei propri colleghi. Quasi quattro dipendenti su dieci ammettono di aver avuto accesso, in modo accidentale, a informazioni riservate sui colleghi, come a indicazioni circa l’importo degli stipendi e dei bonus aziendali.

Le informazioni sulle retribuzioni dei dipendenti sono solo un esempio dei dati personali che oggi si possono trovare sui server delle aziende. Pertanto, la fuoriuscita di questo tipo di informazioni, a causa di una mancanza di sicurezza e di poca attenzione rispetto alle politiche di accesso ai dati, potrebbe non solo a compromettere lo spirito di squadra, ma portare anche a conseguenze quali, possibili attacchi informatici, sanzioni normative per non conformità alle regole sulla protezione dei dati e anche azioni legali da parte dei dipendenti interessati. Uno dei fattori che può portare all'accesso agli archivi aziendali da parte di persone non autorizzate è legato alla questione dei diritti di accesso a documenti o ai servizi professionali in condivisione di cui ci si può avvalere: il “disordine digitale”.

Negli ambienti di lavoro, quasi la metà dei dipendenti ammette di controllare e modificare periodicamente i propri diritti di accesso. Ogni volta che qualcuno lascia l'azienda o passa ad un altro dipartimento, è fondamentale che i suoi diritti di accesso vengano immediatamente annullati. Se questo non avviene, possono determinarsi condizioni rischiose per l'organizzazione e per le persone che lavorano al suo interno.

Queste situazioni sono parte della problematica definita "disordine digitale", ossia l’aumento esponenziale di dati e della condivisione senza controllo di file aziendali e di documenti, conservati all’interno delle realtà professionali senza prendere le precauzioni necessarie. La mancanza di procedure e politiche per regolamentare l'ordine digitale, può portare a confusione rispetto alle responsabilità interne e ad un clima di generale indifferenza da parte dei dipendenti rispetto alla gestione del flusso di documenti e file, all'interno e all'esterno dell'azienda.